Personvernerklæring

Sist oppdatert: Mai 2026

1. Hvem er behandlingsansvarlig?

Imaker AS er behandlingsansvarlig for personopplysninger som behandles i Elkonor-systemet.

• Organisasjonsnummer: 882 405 982
• Adresse: Meierigangen 3, 1389 Heggedal
• E-post: support@imaker.no

2. Hvilke personopplysninger behandler vi?

Brukerdata

Når din arbeidsgiver oppretter en brukerkonto for deg, lagrer vi:

• Navn
• E-postadresse
• Telefonnummer (valgfritt)
• Stilling/rolle i bedriften
• Profilbilde (fra Google/Microsoft ved pålogging)

Tekniske data

For å sikre systemet og feilsøke problemer, logger vi:

• Påloggingstidspunkt
• IP-adresse ved pålogging
• Nettlesertype (user-agent)
• Feilmeldinger og tekniske hendelser

Data importert fra tidligere fagsystem (#869d2x7k8)

Når din arbeidsgiver migrerer fra et tidligere fagsystem (f.eks. OrdreStyring) til Elkonor, importerer vi nødvendige opplysninger om deg for å bevare arbeidshistorikk og kontinuitet. Vi følger prinsippet om minimum nødvendig data (data-minimering, GDPR Art. 5.1.c):

• Navn, e-post, telefonnummer (for systemtilgang)
• Stilling og rolle (for rettighetsstyring)
• Timeregistreringer (kost- og kundepris-snapshot på tidspunktet)
• Arbeidsordre- og prosjekttilknytning
• Tjenesteforhold/ansettelsesperiode (for korrekt historikk)

Behandlingsgrunnlag (GDPR Art. 6.1.b og 6.1.f): Behandlingen er nødvendig for å oppfylle avtalen mellom arbeidsgiver og oss om systemtilgang, samt for vår berettigede interesse i å gi sammenhengende historikk på arbeidsordre og timeregistrering. Sensitive personopplysninger (helse, fagforeningsmedlemskap etc.) blir IKKE importert.

Informasjonsplikt (GDPR Art. 14): Du blir varslet av din arbeidsgiver før migreringen finner sted, med mulighet til å reservere deg eller be om at historiske data ikke videreføres. Etter migrering har du fortsatt innsyns-, rettings- og slettingsrett som beskrevet i § 8.

3. Lønnsdata til Xledger (#869d2x7k8)

Når din arbeidsgiver bruker lønnsmodulen i Elkonor og har aktivert integrasjon mot regnskapssystemet Xledger, overfører vi følgende opplysninger til Xledger for hver lønnskjøring:

• Navn – for korrekt identifikasjon i lønnsrapport
• Fødselsnummer – kun ved lønn, kreves av norske myndigheter for a-meldingen
• Kontonummer – kun ved lønn, for utbetaling
• Lønnsperiode – timer og periode
• Beløp – brutto- og nettolønn, tillegg, skattetrekk

Behandlingsgrunnlag: GDPR Art. 6.1.b (nødvendig for å oppfylle ansettelsesavtalen — utbetaling av lønn) samt a-opplysningsloven (lovpålagt rapportering av lønn til Skatteetaten via Xledger).

Lagringstid: 5 år som påkrevd av bokføringsloven og skatteforvaltningsloven for regnskaps- og lønnsdokumentasjon.

Behandlingsansvarlig: Imaker AS er behandlingsansvarlig for overføringen og for dataene i Elkonor. Xledger AS er selvstendig behandlingsansvarlig for data lagret i Xledger sitt system. Xledger sin personvernerklæring gjelder for behandlingen som skjer hos dem.

4. Kompetansedata (sertifikater, kurs, fagbrev)

Når din arbeidsgiver bruker kompetanse-modulen i Elkonor, lagrer vi følgende opplysninger om deg:

• Sertifikatnavn og -type (f.eks. NEK 405-2, FSE)
• Sertifikatnummer — unikt nummer utstedt av sertifiseringsorgan
• Utsteder — sertifiseringsorganet som utstedte sertifikatet
• Utstedt dato og utløpsdato
• Dokumentasjon-URL — lenke til opplastet bevis (se under)
• Notat (valgfritt, internt)

Behandlingsgrunnlag: GDPR Art. 6.1.b (nødvendig for å oppfylle ansettelsesavtalen — dokumentere kvalifikasjoner) og Art. 6.1.c (rettslig plikt iht. Forskrift om kvalifikasjoner for elektrofagfolk (FEK) §8 og Forskrift om sikkerhet ved elektrisk arbeid og drift (FSE) §5, som krever at arbeidsgiver dokumenterer at utpekte kontrollører har nødvendig kompetanse).

Lagringstid: Så lenge ansettelsesforholdet varer pluss 5 år. Audit-spor for funksjonell kompetanse-tildeling (hvem ble tildelt hvilken funksjon, hvem godkjente) beholdes i 5 år iht. DSB/NEK tilsynssyklus.

Kompetansebevis (dokumenter): Opplastede bevis-filer (PDF, bilde) lagres i Google Cloud Storage (region EU, Finland). Disse er kun tilgjengelig for bedriftens administratorer og den ansatte selv.

Særlige kategorier: Kompetansedata (faglig sertifisering, yrkeskvalifikasjoner) er ikke særlige kategorier etter GDPR Art. 9. Data om helse, fagforeningsmedlemskap og lignende registreres ikke i kompetanse-modulen.

5. Hvorfor behandler vi dataene?

6. Hvem deler vi data med?

Vi deler kun data med følgende parter:

• Google/Microsoft – For pålogging via SSO (Single Sign-On)
• Google Cloud – Hosting av systemet (data lagres i EU/Finland)
• Xledger – Ved regnskaps- og lønnssynkronisering. Detaljer om hvilke felter som overføres, behandlingsgrunnlag og lagringstid for lønnsdata står i § 3 over.
• Grossister (Ahlsell, Solar) – Ved bestillinger (kun ordredata)

Vi selger aldri personopplysninger til tredjeparter.

7. Hvor lenge lagrer vi dataene?

8. Dine rettigheter

Du har følgende rettigheter under GDPR:

Rett til innsyn

Du kan be om å få vite hvilke opplysninger vi har lagret om deg.

Rett til retting

Du kan be om å få rettet feilaktige opplysninger.

Rett til sletting

Du kan be om å få slettet dine opplysninger. Merk at arbeidsgiveren din administrerer din brukerkonto. Lønnsdata sendt til Xledger er underlagt 5-års lovpålagt oppbevaringsplikt (se § 3) og kan ikke slettes før utløp.

Rett til dataportabilitet

Du kan be om å få utlevert dine data i et maskinlesbart format.

Rett til å klage

Du kan klage til Datatilsynet hvis du mener vi behandler dine opplysninger i strid med personvernreglene.

9. Sikkerhet

Vi beskytter dine data med følgende tiltak:

• Kryptert dataoverføring (HTTPS/TLS)
• Kryptert lagring
• Tilgangskontroll basert på roller
• Dataisolasjon mellom bedrifter (Row Level Security)
• Kun SSO-pålogging via Google eller Microsoft

10. Kontakt oss

Har du spørsmål om personvern eller ønsker å utøve dine rettigheter?

E-post: support@elkonor.no

Vi svarer normalt innen 30 dager.

---

Denne personvernerklæringen gjelder for Elkonor-systemet levert av Imaker AS.